Postkörbe und Fahnenkennzeichnung für eine bessere Übersicht in der Mail App von macOS
Apple bietet mit der in Mac OS X integrierten Mail App ein praktisches Tool zur E-Mail Erstellung und Organisation der schriftlichen Kommunikation per E-Mail. Die Nutzer haben die Möglichkeit verschiedene Accounts und Postfächer anzulegen, die Postfächer sind dabei den Accounts untergeordnet und dienen der Gliederung und Sortierung von E-Mails. Weiterhin bietet Mail von Apple die praktische Funktion, die E-Mails mit verschieden farbigen Markierungen (Fahnen) zu versehen, so kann der Anwender die Nachrichten unterschiedlich priorisieren und unterscheiden.
Apples Mail ist das Outlook für Windows
Apples eigener E-Mail Dienst läuft unter iCloud und kann je nach gebuchtem Paket genutzt werden. Die Integration eines Accounts in das E-Mail Programm ist simpel, weiterhin können auch E-Mail Accounts von anderen Anbietern in die Mail App aufgenommen werden. Apple bietet hierfür eine voreingestellte Auswahl bekannter Dienste an. Weitere Accounts lassen sich auch manuell hinzufügen, hierfür bieten die die meisten Anbieter eine eigene dokumentierte Vorgehensweise mit relevanten Daten für den Posteingang und Postausgang.
Innerhalb dieser Accounts können die User unterschiedliche Postkörbe anlegen. Das ist, wie die Bezeichnung bereits ankündigt, ein System zur Unterscheidung und Sortierung, ganz ähnlich wie reale Postkörbe auf dem Schreibtisch den Posteingang sortieren. Mit dieser Funktion lassen sich:
- Emails bestimmten Absendern zuordnen
- Nachrichten je nach Zweck sortieren
- Ordnung im übergeordneten E-Mail-Eingang erreichen
- Wichtige Nachrichten besser zuordnen
- Zeitersparnis bei der Handhabung von E-Mails und Kommunikationsverläufen erzielen
Für die Anlage eines neuen Postfachs muss der entsprechende Befehl “Neues Postfach“ aus dem Menübereich “Postfach“ ausgewählt werden. Hierbei wird dem neuen Postkorb ein bestehender Account zugeordnet. Nach der Anlage und der gewünschten Bezeichnung steht Postkorb innerhalb der Hauptübersicht und unterhalb des zugeordneten Accounts zur Verfügung. Nachrichten können nun einfach mit der Maus in das Postfach gezogen werden. Für eine Automatisierung lassen sich je nach Wunsch unterschiedliche Regeln erstellen.
Mit farbigen Fahnen optische Marker setzen
Eine weitere praktische Lösung um in der Mail App die Übersicht zu behalten ist die Formatierung der Nachrichten mit unterschiedlich farbigen Fahnen. Diese Markierungen helfen dabei erledigte von unerledigten E-Mails zu unterscheiden oder die Nachricht entsprechend mit einer Priorisierung zu Kennzeichen, hier können zum Beispiel folgende Farben einen Zweck erfüllen:
Rot = wichtig
Grün = erledigt
Gelb = in Bearbeitung
Blau = zur Weiterleitung vorgesehen
Violett = Zur Vorlage gekennzeichnet
Insbesondere im Umgang mit zahlreichen Nachrichten mit bestimmter terminlicher Dringlichkeit ermöglicht die Kennzeichnungsfunktion von Apple Mail ein willkommene Übersicht. Die Markierung lässt sich variable ändern, damit lassen sich Status oder Zuordnung zu der Zeit ändern. Zur Beendigung dieser Formatierung lassen sich die Fahnen einfach löschen.
Zusammenfassung
Apple bietet mit der Mail App eine praktische Software für die Organisation und Zusammenfassung von mehreren E-Mail-Accounts. Die Anlage von Postkörben erleichtert den Umgang mit den elektronischen Nachrichten und hilft bei der Übersicht über den Eingangsbereich. Zur zusätzlichen optischen Kennzeichnung können verschieden farbige Fahnen eingesetzt und je nach Bedarf und Status verändert werden.